Un responsable du pôle Citoyenneté

Agent titulaire ou contractuel de catégorie A.

Rattaché à la Direction des Solidarités, de la Citoyenneté, de la Jeunesse et des Sports, le pôle citoyenneté est composé de 22 agents.

Le responsable du pôle citoyenneté est en charge de toutes les formalités administratives liées à l’état civil, aux élections, recensements, au cimetière, aux pièces d’identités de la mise en œuvre de la politique d’accueil de la collectivité. Vous veillez dans ce cadre à la qualité du service public et à l’image de la ville et êtes garant de la bonne tenue des élections. Vous êtes l’interlocuteur privilégié de la Préfecture ou des tribunaux pour le suivi des actes administratifs.

Missions

Élections

• Préparer et organiser les scrutins (gérer la liste électorale, traiter les notifications du REU…) ;
• Contrôler et suivre les opérations de révision de la liste électorale ;
• Définir l’organisation des bureaux de vote ;
• Établir la commission de contrôle des élections et les tableaux obligatoires et la gestion des cartes ;
• Contrôler la qualité des procédures liées aux scrutins.

État civil

• Organiser l’accueil et développer les formulaires et les supports de communication auprès du public ;
• Suivre les dossiers sensibles : statuer sur les demandes, interpellation de la section civile… ;
• Auditionner les futurs conjoints : rédiger le compte-rendu d’audition et les transmettre aux autorités compétentes ;
• Apporter une aide aux administrés pour toute situation « sortant de l’ordinaire ».

Cimetière

• Gérer, suivre et contrôler Veiller au respect des tarifs et règlement du cimetière ;
• Faire respecter la réglementation sur les convois, statuer sur les cas particuliers, les situations sensibles relatives aux inhumations et exhumations ;
• Gérer les opérations de reprise de concessions funéraires et notamment celles en état d’abandon.

CNI / Passeports

• Superviser la gestion des activités relatives aux Cartes Nationales d’Identité – Passeports : instruction des dossiers de demandes de Cartes Nationales d’Identité et de passeports biométriques, organisation du service, suivi des demandes, délivrance des titres, accueil et renseignement du public, gestion des rendez-vous….

Maison France service et mairie annexe

• Superviser le fonctionnement de la Maison France service et assurer le lien avec la Préfecture, la Poste et les partenaires.

Veille juridique pour l’ensemble des secteurs

• Analyser et s’assurer de la bonne mise en application des nouveaux textes réglementaires ;
• Développer et entretenir des réseaux professionnels d’information ;
• Rédiger des notes d’informations aux élus.

Management et suivi du budget du pôle

• Organiser et répartir l’activité des agents sous sa responsabilité ;
• Assurer un encadrement d’équipe ;
• Animer des réunions d’équipe ;
• Évaluer, accompagner les agents ;
• Planifier puis valider les congés et les entretiens professionnels annuels ;
• Contribuer à l’élaboration et au suivi du budget du pôle.

Profil et compétences

• Connaissances générales de l’organisation d’une collectivité territoriale ;
• Expertise en matière d’Etat-civil, de législation funéraire et d’élections ;
• Maitrise des logiciels métiers (ESII, ADAGIO, SOPRANO, MELODIE OPUS, CIRIL, GESCIME) ;
• Capacités à encadrer et fédérer une équipe ;
• Qualités relationnelles et capacités d’adaptation à un public varié ;
• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Autonomie, réactivité.

Conditions d’exercice du poste

Le pôle citoyenneté est ouvert au public du lundi au samedi.
Présence obligatoire les jours de scrutin électoraux.
Temps de travail : possibilité de travailler 39 heures sur 5 jours ou 37 heures sur 4,5 ou 5 jours.
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13^e mois indiciaire + COS + CNAS.
Restauration municipale.